3.3. Осуществлять контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству и архивному делу, локальных нормативных актов. 3.4. Выполнять поручения начальника филиала - 16 отряда (лица, его замещающего). 3.5. Оформлять, вести журналы учета, обеспечивать их сохранность. 3.6. Своевременно докладывать поступившие документы на рассмотрение начальнику филиала - 16 отряда (лицу, его замещающему). Контролировать соблюдение сроков исполнения. 3.7. Проверять наличие и полноту отметок об исполнении поручений начальника филиала - 16 отряда (лица, его замещающего) в резолюциях к документам, наличие виз согласования. 3.8. Докладывать руководству филиала - 16 отряда документы (протоколы), которые были подготовлены, зарегистрированы в период их временного отсутствия. 3.9. По поручению начальника филиала - 16 отряда (лица, его замещающего), проводить ознакомление работников, вновь принимаемых на работу, с локальными нормативными актами и документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, а также работников филиала - 16 отряда - за период их временного отсутствия. 3.10. Своевременно на основании доверенности получать, отправлять на ОПС корреспонденцию филиала - 16 отряда. Контролировать получение адресатами ценных писем, бандеролей, отправлений ускоренной доставки. 3.11. Держать на контроле наличие в филиале - 16 отряде зарегистрированных документов с отметками, подтверждающими получение их адресатом на руки. 3.12. Осуществлять контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан. 3.13. Принимать участие в подготовке приказов, распоряжений, документов, образующихся в деятельности филиала - 16 отряда, и в планировании работы филиала - 16 отряда. 3.14. Работать в системе электронного документооборота по обмену документами с главным управлением Учреждения. Использовать возможности электронной системы в практической работе. 3.15. Создавать электронный архив филиала-отряда. Сканировать документы. Вносить изменения, дополнения к документам в их учетные данные. 3.16. Своевременно составлять отчетность по линии делопроизводства. Анализ исполнительской дисциплины заслушивать на служебных совещаниях филиала - 16 отряда. 3.17. Вести протоколы служебных совещаний. Осуществлять контроль за исполнением принятых на них решений и проставлением отметок об исполнении. 3.18. Оформлять дело 01-01 в соответствии с установленными требованиями. Осуществлять учет, контроль выдачи и возврата регистрационных, учредительных документов филиала - 16 отряда. Обеспечивать сохранность. 3.19. Участвовать в согласовании договора на оказание услуг почтовой связи. |