Специалист по договорной работе, документообороту

Имя

Алена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Королев

Заработная плата

от 75 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

15 лет 3 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

43 года   (21 апреля 1981)

Опыт работы

Период работы

октябрь 2019 — май 2021   (1 год 8 месяцев)

Должность

Старший специалист договорного отдела

Компания

ФГУП МНИИРИП

Обязанности

Полный цикл работы с договорной документацией:

- подготовка проектов, взаимодействие с внутренними подразделениями Предприятия в процессе согласования, организация своевременного подписания;

- подготовка и согласование пакета закрывающих документов (акты, счета, счета-фактуры, отчетные документы) для контрагентов;

- взаимодействие с контрагентами в части оформления изменений в договорах (дополнительных соглашений, протоколов разногласий);

- формирование документов для договоров, заключаемых в рамках государственного оборонного заказа;

- отслеживание статусов документов в рамках договорной деятельности;

- ведение (актуализация) электронных реестров договоров Предприятия с отражением всех существенных сведений;

- работа с бумажными архивом договоров: регистрация, сканирование, архивация;

- ведение бумажного и электронного документооборота отдела

- претензионная досудебная работа в части исполнения обязательств по договорам;

- ведение официальной переписки с контрагентами;

- работа в 1С-бухгалтерия по выгрузке сведений для актуализации реестров договоров;

- участие в разработке локальных нормативных актов Предприятия;

- ведение необходимой отчетности.

Период работы

октябрь 2017 — июнь 2019   (1 год 9 месяцев)

Должность

Ведущий специалист сметно-договорного отдела Управления капитального строительства и ремонта

Компания

ГЦСС, ФГУП (Главный центр специальной связи)

Обязанности

- Документационное сопровождение мероприятий по подготовке и выполнению ремонтно-строительных и проектно-изыскательских работ (далее - РСР, ПИР) на объектах ФГУП ГЦСС, в частности:

сбор необходимой документации для оформления и согласования со всеми структурными подразделениями ФГУП ГЦСС в СЭД-DIRECTUМ договоров подряда на выполнение РСР, ПИР (223-ФЗ);

размещение счетов в 1С, их согласование со СП ФГУП ГЦСС и контроль своевременной оплаты РСР, ПИР;

контроль своевременного поступления и проверка первичной документации от контрагентов;

подготовка, согласование, контроль подписания всеми сторонами исполнительной и закрывающей документации (КС-2, КС-3) по выполненным работам;

формирование и актуализация электронных реестров договоров с отражением существенных сведений, статусов этапов исполнения;

архивация договорной документации в электронных и бумажных форматах;

формирование, актуализация электронной базы отдела в целом.

- Взаимодействие с филиалами ФГУП ГЦСС (189 региональных и территориальных Управлений специальной связи на территории РФ) на предмет предоставления разъяснений, рекомендаций, замечаний по вопросам нормативно-правового регулирования и применения НПА в сфере ремонта и строительства, а также надлежащего оформления документов (как посредством официальных ответов, так и в рабочем порядке).

- В рамках принятия к учету расходов по исполненным РСР, ПИР осуществление взаимодействия с Управлением по бухгалтерской отчетности и учету на предмет предоставления сведений о квалификации выполненных работ, стоимости ОС, разъяснений по срокам реализации проектов.

- Сбор сведений и формирование сводного еженедельного отчета Управления для руководства.

- Ежемесячное формирование табеля рабочего времени сотрудников Управления;

- Участие в подготовке документов в рамках проверочных мероприятий надзорных органов (Россвязь).

- Делопроизводство отдела:

первичная обработка документов в СЭД, поступающих на имя начальника Управления (в том числе с грифом "конфиденциально"), распределение в пределах компетенции поручений на исполнение по подведомственности сотрудникам Управления, контроль за сроками исполнения / продления поручений;

- корректировка (стилистика, орфография) исходящих писем, передаваемых начальнику Управления на подпись;

- формирование и актуализация архивов ЛНА ФГУП ГЦСС;

- формирование номенклатуры дел отдела.

Период работы

июнь 2016 — август 2017   (1 год 3 месяца)

Должность

Ведущий специалист по делопроизводству

Компания

Авиакомпания

Обязанности

- Работа с электронной почтой (сортировка, рассылка в структурные подразделения компании по подведомственности)

- Работа по регистрации, учету, хранению и передаче исполнителям документов текущего делопроизводства

- Формирование и ведение электронного и бумажного архива документов и договоров (1С документооборот)

- Контроль за выдачей и возвратом документов текущего архива

- Участие в разработке локальных нормативных актов (Положение о договорной работе; Положение о документообороте; Инструкция по организации почтовых отправлений)

- Разработка и введение в действие Инструкции о порядке изготовления, хранения и уничтожения печатей и штампов. Проведение их периодической инвентаризации и ведение журнала учета.

- Ознакомление сотрудников компании с локальными нормативно-правовыми актами, а также оказание методической помощи в их применении

- Организация отправления исходящей почтовой корреспонденции компании (разработка и внедрение в практику Инструкции о порядке работы с почтовыми отправлениями; разработка и внедрение регламента работы штатного курьера; взаимодействие со сторонними службами доставки; заключение договора и дальнейшее документационное сопровождение по работе с Почтой России (в т.ч. в программе "Партионная почта")

- Работа с обращениями пассажиров (подготовка справок и консультирование в рамках должностных полномочий)

- Работа с официальными запросами государственных и надзорных органов (в рамках компетенции)

- Функционал по административно-хозяйственному направлению (канцтовары. инвентаризация. взаимодействие с техническими службами арендодателя)

- Контроль работы штатного курьера

Период работы

февраль 2016 — май 2016   (4 месяца)

Должность

Ведущий специалист по документообороту (срочный трудовой договор)

Компания

ООО "ОБЛАКО МЕДИА"

Обязанности

Организация и обеспечение функционирования единого порядка документооборота компании

Организация общего делопроизводства компании:

- разработка новых и корректировка имеющихся нормативных, инструктивных, документов; упорядочение документации организации; проведение работ по унификации документов, их форм, применяемых в деятельности компании; формирование номенклатуры дел

Организация кадрового делопроизводства

- разработка нормативных документов, приведение в соответствие штатного расписания, кадровых приказов, записей в трудовых книжках, формирование личных дел сотрудников, оформление необходимых учетных книг и журналов, номенклатуры дел

Поддержание текущего документооборота

- работа с договорами, первичной бухгалтерией, корреспонденцией, подготовка конкурсной документации

Период работы

август 2012 — октябрь 2015   (3 года 3 месяца)

Должность

Ведущий специалист

Компания

ООО "Квадриум"

Обязанности

- Работа с документами правового характера (Договоры поставки / лицензионные / агентские, соглашения на оказание услуг; отслеживание изменений условий контрактов, подготовка и оформление документов по соответствующим поправкам)

- Сопровождение согласования документов

- Контроль выполнения обязательств сторон по договорам

- Подготовка ежемесячных / ежеквартальных расчетов по услугам

- Формирование документов по первичной бухгалтерии (счета, акты сдачи-приемки, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов)

- Контроль за движением исходящих, входящих, внутренних документов, взаимодействие с контрагентами

- Работа с электронной системой документооборота

- Деловая переписка

- Полный цикл работы с распорядительными документами (составление, консультирование исполнителей проектов распорядительных документов по вопросам оформления, регистрация, рассылка, систематизация, хранение)

- Взаимодействие со сторонними организациями по вопросам участия компании в профильных форумах, конференциях

- Контроль работы секретаря приемной, курьерской службы

Период работы

сентябрь 2008 — октябрь 2011   (3 года 2 месяца)

Должность

Ведущий специалист общего отдела

Компания

ООО "МаксиНэт"

Обязанности

- Сопровождение общего делопроизводства компании

- Работа с документами правового характера (Договоры ПИР, СМР, ПНР: разработка, согласование, изменение/расторжение, текущая работа по отслеживанию условий)

- Подготовка документации для участия в тендерах (в том числе работа на сайте гос.закупок)

- Оформление необходимых документов по лицензированию компании, в т.ч. СРО, сертификация СМК, ИСО

- Оформление комплектов документов для контрагентов, кредитных организаций

- Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, предоставляемых на подпись руководителю

- Систематизация документов текущего архива, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой; ежегодный отбор документов на архивное хранение/уничтожение;

- Оптимизация работы и контроль курьерской службы

- Контроль исполнения поручений руководства.

Период работы

декабрь 2003 — сентябрь 2007   (3 года 10 месяцев)

Должность

Начальник ХЭК отдела образования

Компания

Администрация муниципального района

Обязанности

Централизованное обслуживание подведомственных учреждений по вопросам материально-технического обеспечения, в частности:

- поиск поставщиков услуг

- сопровождение процедуры заключения договоров

- расчеты с контрагентами

- организация эксплуатации транспортных средств

- планирование потребностей подведомственных учреждений в материальных фондах и финансировании денежных средств в разрезе бюджетов

- подготовка тендерной документации на размещение муниципального заказа (секретарь конкурсной комиссии)

- сопровождение оформления земельных участков, инвентаризации зданий

- приобретение жилья для муниципальных нужд

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2013 год

Учебное заведение

Московский финансово-юридический университет

Специальность

Юриспруденция

Образование

Высшее

Окончание

2003 год

Учебное заведение

Шуйский государственный педагогический университет

Специальность

Политолог

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

- Документационное обеспечение управления (2014г.)

Курс "Делопроизводство"

Центр компьютерного обучения "Специалист" при МГТУ им. Н.Э. Баумана

- Бухгалтерский учет 2018. Теория и практика

ДПО "Центр обучения "Специалист" при МГТУ им. Н.Э. Баумана, Бухгалтерский учет 2018. Теория и практика

Навыки и умения

Ключевые навыки:

- Уверенный пользователь ПК: MS Office, Word, Excel, Outlook, Power Point

- Знание законодательства в области делопроизводства, стандартов;

- Знание системы электронного документооборота на базах СЭД-DIRECTUM, 1С-документооборот, Microsoft Dynamics CRM

- Знание первичной бухгалтерии

- 1С-финансы, 1С-кадры

- Делопроизводство в государственном / коммерческом учреждениях

- Отличное владение навыками делового письма

- Опыт руководства отделом (3 чел.)

Обо мне

Личные качества:

Высокая работоспособность, хороший уровень самоорганизации, способность, в том числе, к индивидуальному исполнительству функционала в своем направлении. Высокая грамотность, коммуникабельность, быстрое усвоение новой информации.