Руководитель службы документооборота/Делопроизводитель/ Помощник руководителя

Имя

Ирина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Королев

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

12 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

36 лет   (8 июня 1989)

Опыт работы

Период работы

август 2022 — март 2025   (2 года 8 месяцев)

Должность

Руководитель службы документооборота/Делопроизводитель

Компания

ООО "КСК Системы привода"

Обязанности

Административная поддержка по управлению документами;

участие в развитии регламента движения документов в 1С:ДО;

ведение реестров передаваемой документации;

выполнение поручений дирекции;

встреча и прием гостей (чай, кофе);

организация служебных поездок и командировок сотрудников: заказ авиа-ж/д билетов, гостиница, работа в программе Smartway.

работа в системе электронного документооборота DirectumRX, 1С:ДО 8 КОРП. (составление обработка входящей и исходящей документации, согласование договорной документации в системе 1С:ДО);

распределение документации по обособленным подразделениям и контроль по срокам исполнения;

прием почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

работы по исполнению приказов, распоряжений генерального директора;

взаимодействие с секретарями на ресепшен;

осуществление сбора информации, необходимой руководству;

работа с корпоративной связью;

разработка и составление приказов, распоряжений за подписью генерального директора;

информирование сотрудников о распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

взаимодействие и системным администратором для организации и поддержания работы офисной техники;

организация ВКС совещаний, деловых встреч, а также информирование руководства об изменении проведения мероприятий;

взаимодействие с курьерской службой доставки;

оформление пропусков для посетителей в офис;

организация передачи оригиналов кадровых документов сотрудникам;

взаимодействие с дивизионами компании;

руководство и контроль работы делопроизводителей ОП Общества в рамках своей компетенции;

деловая переписка;

соблюдение этических норм;

работа в режиме 24/7

Период работы

май 2021 — июнь 2022   (1 год 2 месяца)

Должность

Специалист службы управления делами КСК Дивизион Интерьер и Экстерьер / Специалист 2-й категории (полная занятость)

Компания

ООО "КСК" (ОАО "ПФ "КМТ")

Обязанности

Административная поддержка руководителя;

ведение личного календаря и расписание недели;

выполнение поручений руководителя обособленного подразделения

встреча и прием гостей (чай, кофе);

содействие и организация служебных поездок и командировок сотрудников: заказ авиа-ж/д билетов, гостиница, работа в программе Smartway.

работа в системе электронного документооборота DirectumRX, 1С:до (составление обработка входящей и исходящей документации);

прием, почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

работы по исполнению приказов, распоряжений генерального директора;

разработка и составление приказов, распоряжений за подписью руководителя;

составление и оформление доверенностей;

контроль за исполнением документов по срокам;

контроль и соблюдение мер безопасности сотрудников для выполнения профилактических мероприятий по нераспространению короновирусной инфекции;

информирование сотрудников площадки о событиях, фактах, распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

взаимодействие и системным администратором для организации и поддержания работы офисной техники;

организация и подготовка совещаний, переговорных комнат, ведение протоколов совещаний;

взаимодействие с курьерской службой доставки;

оформление пропусков для посетителей на территорию предприятия;

организация праздников и корпоративов для сотрудников площадки.

Период работы

март 2017 — февраль 2021   (4 года)

Должность

Секретарь диспетчерской службы УП объекта строительства М-8 "Холмогоры" (полная занятость)

Компания

АО "ДСК "АВТОБАН"

Обязанности

Ведение личного календаря и расписание недели;

выполнение поручений руководителя проекта;

работы по исполнению приказов, распоряжений генерального директора;

разработка и составление приказов, распоряжений за подписью руководителя проекта;

составление и обработка входящей и исходящей документации;

контроль за исполнением документов по срокам;

контроль и соблюдение мер безопасности сотрудников для выполнения профилактических мероприятий по нераспространению короновирусной инфекции (измерение температуры сотрудников, организация дезинфекции помещений, заказ масок, дез. средств и т.д.);

организация и подготовка выездных и производственных совещаний с заказчиком и подрядчиками;

административный контроль за порядком в офисе (взаимодействие с уборщицей);

прием факсов, почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

информирование сотрудников отдела о событиях, фактах, распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

взаимодействие и системным администратором для организации и поддержания работы офисной техники;

набор на ПК необходимых документов для отдела;

ведение кадрового делопроизводства (составление договора ГПХ, оформление гос.отпусков, больничных листов, отгулов и т.д.);

ведение табеля учета рабочего времени сотрудников;

ведение деловой переписки с администрацией г.о;

контроль и доставка документации в главный московский офис;

контроль доставки и возврата оригиналов документов для бухгалтерии;

ежемесячный контроль оплаты счетов аренды помещения, интернета и телефонии;

информационная поддержка руководителя штаба строительства 24/7;

обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, расходных материалов и пр.);

ведение деловой переписки;

взаимодействие с подрядными организациями.

Период работы

октябрь 2014 — октябрь 2016   (2 года 1 месяц)

Должность

Архивариус (подная занятость)

Компания

ФГУП "ЦНИИмаш"

Обязанности

Ведение личного календаря и расписание недели руководителя;

выполнение поручений руководителя;

работы по исполнению приказов директора, распоряжений главного инженера и главного энергетика, оперативных поручений и поручений вышестоящих организаций (ГК"Роскосмос");

протоколирование и организация совещаний, планерок;

составление и обработка входящей и исходящей документации;

контроль за исполнением документов по срокам;

прием факсов, почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

информирование сотрудников отдела о событиях, фактах, распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

набор на ПК необходимых документов для отдела;

координация и обеспечение работы отдела и службы СГИ;

оформление гос.отпусков, больничных листов, отгулов и т.д.;

ведение табеля учета рабочего времени сотрудников отдела и сдача его в бухгалтерию;

ведение журнала и контроль прихода и ухода сотрудников отдела (запись в журнал);

заказ пропусков на территорию предприятия;

ведение административно-хозяйственных дел.

Период работы

май 2013 — октябрь 2014   (1 год 6 месяцев)

Должность

Секретарь (полная занятость)

Компания

ООО "Элтехника" (ООО "ПТК Элтех-А")

Обязанности

Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков;

составление и обработка входящей и исходящей документации и корреспонденции;

протоколирование и организация совещаний, планерок;

ведение административно-хозяйственных дел;

работа с офисной техникой;

выполнение поручений руководителя;

организация отправки и получения почтовых отправлений;

организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса;

организация банкетов, праздников и корпоративов организации;

подготовка документов для руководителей;

информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях;

прием посетителей, заказ пропусков;

координация и обеспечение работы офиса;

организация командировок руководителя (заказ авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц и т.д.);

разработка и составление документации по Охране Труда;

разработка и составление должностных обязанностей сотрудников предприятия;

ведение электронного документооборота;

ведение табеля учета рабочего времени сотрудников компании;

ведение учета отпусков;

запуск заказов в производство;

работа в CorelDRAW составление маркировочных шильдиков, оформление паспортов

изделий и т.д.

Период работы

май 2011 — сентябрь 2012   (1 год 5 месяцев)

Должность

Менеджер (полная занятость)

Компания

ООО "Энлико"

Обязанности

Составление и обработка входящей и исходящей документации;

прием факсов, почты и т.д.;

подготовка конкурсной документации;

выполнение курьерских обязанностей;

выполнение поручений руководителя;

совершение исходящего информативного обзвона;

составление заявок;

составление коммерческих предложений, заключение договоров, ведение переговоров;

участие в тендерах (B2B, ТЗС Электра);

консультативная поддержка клиентов/потенциальных клиентов;

обработка и контроль заказов клиентов;

заверение документов у нотариуса.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2011 год

Учебное заведение

Российский Государственный Университет Туризма и Сервиса

Специальность

"Социально-культурный сервис и туризм"

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Базовые курсы и тренинги компании АО "ДСК "АВТОБАН"

Навыки и умения

- уверенный пользователь ПК, знание офисных программ, интернет, электронная почта;

- навыки делового общения (владение этикетом общения по телефону);

- опыт организации мероприятий;

- умение работать с офисной техникой;

- точность и оперативность выполнения задач и поручений

- умение грамотно организовать работу;

- грамотная устная и письменная речь;

- умение работать в команде и добиваться результата;

- способность выполнять много разных задач;

- быстрая обучаемость;

- работа на результат.

Обо мне

Без вредных привычек, высокая ответственность, честность, порядочность, пунктуальность, инициативность, исполнительность, трудолюбие, внимательность, оперативность, аккуратность, умение легко находить общий язык с окружающими людьми. Коммуникабельность (приятный голос, культурная речь) и позитивный настрой.

Портфолио