Руководитель службы документооборота/Делопроизводитель/ Помощник руководителя

Имя

Ирина

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Королев

Заработная плата

от 120 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

12 лет 9 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

35 лет   (8 июня 1989)

Опыт работы

Период работы

август 2022 — март 2025   (2 года 8 месяцев)

Должность

Руководитель службы документооборота/Делопроизводитель

Компания

ООО "КСК Системы привода"

Обязанности

Административная поддержка по управлению документами;

участие в развитии регламента движения документов в 1С:ДО;

ведение реестров передаваемой документации;

выполнение поручений дирекции;

встреча и прием гостей (чай, кофе);

организация служебных поездок и командировок сотрудников: заказ авиа-ж/д билетов, гостиница, работа в программе Smartway.

работа в системе электронного документооборота DirectumRX, 1С:ДО 8 КОРП. (составление обработка входящей и исходящей документации, согласование договорной документации в системе 1С:ДО);

распределение документации по обособленным подразделениям и контроль по срокам исполнения;

прием почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

работы по исполнению приказов, распоряжений генерального директора;

взаимодействие с секретарями на ресепшен;

осуществление сбора информации, необходимой руководству;

работа с корпоративной связью;

разработка и составление приказов, распоряжений за подписью генерального директора;

информирование сотрудников о распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

взаимодействие и системным администратором для организации и поддержания работы офисной техники;

организация ВКС совещаний, деловых встреч, а также информирование руководства об изменении проведения мероприятий;

взаимодействие с курьерской службой доставки;

оформление пропусков для посетителей в офис;

организация передачи оригиналов кадровых документов сотрудникам;

взаимодействие с дивизионами компании;

руководство и контроль работы делопроизводителей ОП Общества в рамках своей компетенции;

деловая переписка;

соблюдение этических норм;

работа в режиме 24/7

Период работы

май 2021 — июнь 2022   (1 год 2 месяца)

Должность

Специалист службы управления делами КСК Дивизион Интерьер и Экстерьер / Специалист 2-й категории (полная занятость)

Компания

ООО "КСК" (ОАО "ПФ "КМТ")

Обязанности

Административная поддержка руководителя;

ведение личного календаря и расписание недели;

выполнение поручений руководителя обособленного подразделения

встреча и прием гостей (чай, кофе);

содействие и организация служебных поездок и командировок сотрудников: заказ авиа-ж/д билетов, гостиница, работа в программе Smartway.

работа в системе электронного документооборота DirectumRX, 1С:до (составление обработка входящей и исходящей документации);

прием, почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

работы по исполнению приказов, распоряжений генерального директора;

разработка и составление приказов, распоряжений за подписью руководителя;

составление и оформление доверенностей;

контроль за исполнением документов по срокам;

контроль и соблюдение мер безопасности сотрудников для выполнения профилактических мероприятий по нераспространению короновирусной инфекции;

информирование сотрудников площадки о событиях, фактах, распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

взаимодействие и системным администратором для организации и поддержания работы офисной техники;

организация и подготовка совещаний, переговорных комнат, ведение протоколов совещаний;

взаимодействие с курьерской службой доставки;

оформление пропусков для посетителей на территорию предприятия;

организация праздников и корпоративов для сотрудников площадки.

Период работы

март 2017 — февраль 2021   (4 года)

Должность

Секретарь диспетчерской службы УП объекта строительства М-8 "Холмогоры" (полная занятость)

Компания

АО "ДСК "АВТОБАН"

Обязанности

Ведение личного календаря и расписание недели;

выполнение поручений руководителя проекта;

работы по исполнению приказов, распоряжений генерального директора;

разработка и составление приказов, распоряжений за подписью руководителя проекта;

составление и обработка входящей и исходящей документации;

контроль за исполнением документов по срокам;

контроль и соблюдение мер безопасности сотрудников для выполнения профилактических мероприятий по нераспространению короновирусной инфекции (измерение температуры сотрудников, организация дезинфекции помещений, заказ масок, дез. средств и т.д.);

организация и подготовка выездных и производственных совещаний с заказчиком и подрядчиками;

административный контроль за порядком в офисе (взаимодействие с уборщицей);

прием факсов, почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

информирование сотрудников отдела о событиях, фактах, распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

взаимодействие и системным администратором для организации и поддержания работы офисной техники;

набор на ПК необходимых документов для отдела;

ведение кадрового делопроизводства (составление договора ГПХ, оформление гос.отпусков, больничных листов, отгулов и т.д.);

ведение табеля учета рабочего времени сотрудников;

ведение деловой переписки с администрацией г.о;

контроль и доставка документации в главный московский офис;

контроль доставки и возврата оригиналов документов для бухгалтерии;

ежемесячный контроль оплаты счетов аренды помещения, интернета и телефонии;

информационная поддержка руководителя штаба строительства 24/7;

обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, расходных материалов и пр.);

ведение деловой переписки;

взаимодействие с подрядными организациями.

Период работы

октябрь 2014 — октябрь 2016   (2 года 1 месяц)

Должность

Архивариус (подная занятость)

Компания

ФГУП "ЦНИИмаш"

Обязанности

Ведение личного календаря и расписание недели руководителя;

выполнение поручений руководителя;

работы по исполнению приказов директора, распоряжений главного инженера и главного энергетика, оперативных поручений и поручений вышестоящих организаций (ГК"Роскосмос");

протоколирование и организация совещаний, планерок;

составление и обработка входящей и исходящей документации;

контроль за исполнением документов по срокам;

прием факсов, почты, входящих/исходящих звонков, а также их распределение;

информирование сотрудников отдела о событиях, фактах, распоряжениях, приказах;

работа с офисной техникой;

набор на ПК необходимых документов для отдела;

координация и обеспечение работы отдела и службы СГИ;

оформление гос.отпусков, больничных листов, отгулов и т.д.;

ведение табеля учета рабочего времени сотрудников отдела и сдача его в бухгалтерию;

ведение журнала и контроль прихода и ухода сотрудников отдела (запись в журнал);

заказ пропусков на территорию предприятия;

ведение административно-хозяйственных дел.

Период работы

май 2013 — октябрь 2014   (1 год 6 месяцев)

Должность

Секретарь (полная занятость)

Компания

ООО "Элтехника" (ООО "ПТК Элтех-А")

Обязанности

Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков;

составление и обработка входящей и исходящей документации и корреспонденции;

протоколирование и организация совещаний, планерок;

ведение административно-хозяйственных дел;

работа с офисной техникой;

выполнение поручений руководителя;

организация отправки и получения почтовых отправлений;

организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса;

организация банкетов, праздников и корпоративов организации;

подготовка документов для руководителей;

информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях;

прием посетителей, заказ пропусков;

координация и обеспечение работы офиса;

организация командировок руководителя (заказ авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц и т.д.);

разработка и составление документации по Охране Труда;

разработка и составление должностных обязанностей сотрудников предприятия;

ведение электронного документооборота;

ведение табеля учета рабочего времени сотрудников компании;

ведение учета отпусков;

запуск заказов в производство;

работа в CorelDRAW составление маркировочных шильдиков, оформление паспортов

изделий и т.д.

Период работы

май 2011 — сентябрь 2012   (1 год 5 месяцев)

Должность

Менеджер (полная занятость)

Компания

ООО "Энлико"

Обязанности

Составление и обработка входящей и исходящей документации;

прием факсов, почты и т.д.;

подготовка конкурсной документации;

выполнение курьерских обязанностей;

выполнение поручений руководителя;

совершение исходящего информативного обзвона;

составление заявок;

составление коммерческих предложений, заключение договоров, ведение переговоров;

участие в тендерах (B2B, ТЗС Электра);

консультативная поддержка клиентов/потенциальных клиентов;

обработка и контроль заказов клиентов;

заверение документов у нотариуса.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2011 год

Учебное заведение

Российский Государственный Университет Туризма и Сервиса

Специальность

"Социально-культурный сервис и туризм"

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

Базовые курсы и тренинги компании АО "ДСК "АВТОБАН"

Навыки и умения

- уверенный пользователь ПК, знание офисных программ, интернет, электронная почта;

- навыки делового общения (владение этикетом общения по телефону);

- опыт организации мероприятий;

- умение работать с офисной техникой;

- точность и оперативность выполнения задач и поручений

- умение грамотно организовать работу;

- грамотная устная и письменная речь;

- умение работать в команде и добиваться результата;

- способность выполнять много разных задач;

- быстрая обучаемость;

- работа на результат.

Обо мне

Без вредных привычек, высокая ответственность, честность, порядочность, пунктуальность, инициативность, исполнительность, трудолюбие, внимательность, оперативность, аккуратность, умение легко находить общий язык с окружающими людьми. Коммуникабельность (приятный голос, культурная речь) и позитивный настрой.

Портфолио