Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь

Имя

Анастасия

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Королев

Заработная плата

от 50 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Среднее

Опыт работы

2 года 6 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

29 лет   (20 декабря 1995)

Опыт работы

Период работы

май 2021 — февраль 2022   (10 месяцев)

Должность

Офис менеджер

Компания

ООО "Эсперо"

Обязанности

2 Жизнеобеспечение офиса.

2.1 Контроль наличия канцтоваров и необходимых расходных материалов, продуктов и угощений для комфортной работы сотрудников и приема посетителей.

2.2 Поддержание порядка в переговорных комнатах.

2.3 Регулярный полив горшечных растений во всем офисе, приведение цветов в надлежащий вид, при необходимости обработка удобрениями и средствами против вредителей.

2.4 Кофе-машина- обслуживание в течении дня.

3. Встреча и сопровождение клиентов в офисе.

4. Прием и распределение входящих звонков.

5 Входящая и исходящая корреспонденция.

Подготовка писем к отправке.

Поход на почту.

6 Образцы.

Сбор заказов и образцов для клиентов.

Заказ необходимых артикулов образцов.

Сбор образцов.

7 Логистика.

Взаимодействие с ТК, организация и оформление отгрузки. Полное последующее сопровождение и решение всех возможно возникающих вопросов до получения отправления клиентом.

8 Отчетные реестры.

Ведение и актуализация информационных реестров:

- почтовые Отправления (что конкретно отправили, кому и куда)

- таблица с почтовыми адресами клиентов

- таблица с адресами/ТК клиентов

- таблица с контактами сотрудников

- таблица по наличию образцов для клиентов

- таблица по выверке коллекций

- таблица прихода коллекций

- таблица с расположением бобин на продажу в офисе.

9 Взаимодействие с другими отделами.

Выполнение частичного функционала/исполнение некоторых обязанностей Координатора отдела продаж во время отпуска.

Помощь каждому сотруднику компании в том или ином вопросе, выполнение поручений Руководителей, решение мелких проблем и вопросов.

Обновление прайс-листов (печатный формат) в папках для менеджеров.

Оформление доверенностей для сотрудников компании.

Наблюдение за календарем праздников, сбор денег и закупка подарков/цветов, организация поздравлений сотрудников.

10 Инвентарная ведомость.

Офис менеджер ответственный за проект " Инвентаризация карт и пробников в офисе".

11 Выверка коллекций.

Выверка всех фабрик и коллекций на предмет их наполнения в обеих переговорных комнатах один раз в месяц.

Хэнд мейд- переделка китайских карт под фирменные карты Эсперо.

Период работы

июль 2020 — декабрь 2020   (6 месяцев)

Должность

Офис менеджер

Компания

ГК Ампериал

Обязанности

- Прием и распределение входящих звонков/эл. писем

- Прием, регистрация и отправка корреспонденции

- Мини АТС

- Телефонная связь и интернет в офисе: получение счетов, контроль своевременной оплаты

- Своевременная оплата штрафов

- Ведение архива и пополнение таблицы поступившими штрафами

- Заключение договоров с поставщиками

- Сбор заказа канцелярских товаров

- Заказ канцелярии

- Заказ воды

- Заказ чай/кофе/сахар/молоко

- Обработка заявок персонала и поиск подходящего товара

- Помощь бухгалтерии

- Помощь техническому отделу

- Организация и планирование командировок по запросу руководителя

Период работы

апрель 2019 — май 2020   (1 год 2 месяца)

Должность

Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь

Компания

ООО " ТД БЕЛМОЛПРОДУКТ"

Обязанности

1)Входящая связь Компании:

- прием и распределение входящих звонков/эл.писем/факс

2)Почта России:

- прием, регистрация и отправка корреспонденции

3)Мини АТС

4)Внутренняя связь:

-Телефонная связь и интернет в офисе и на складах: получение счетов, контроль своевременной оплаты.

5)Работа с системой платных дорог "Платон" -Контроль работы, организация замены бортового устройства

-Регистрация/снятие транспортных средств в системе.

6)Взаимодействие с транспортным отделом компании:

-Оформление путевых листов на 14 машин

-Оформление карт водителя для тахографа

-Организация установки тахографа

-Продление и оформление страховых полюсов на автомобили принадлежащие компании и сотрудникам находящимся на руководящих должностях

-Комплектация и архивирование документов по транспорту компании.

7)Штрафы ГИБДД:

-Получение и предоставлении информации в бухгалтерию

-Контроль своевременной оплаты

-Ведение архива и пополнение таблицы поступившими штрафами

8)Жизнеобеспечение офиса и складов:

-Заключение договоров с поставщиками

-Сбор заказа канцелярских товаров (все отделы) и на склады

- Заказ канцелярии

- Заказ воды

- Заказ чай/кофе/сахар/молоко

-По запросу заказ оргтехники и ее составляющих (в т.ч. пленка для ламинирования, этикетки)

-Обработка заявок персонала и поиск подходящего товара

9)Частичное снабжение розничных точек:

-Заказ расходных товаров, таких как табуретки, чайники, монетницы

-Заказ бланков списания, передачи смены и т.д. для РТ

10)Ведение реестра розничных точек:

-Хранение ключей от магазинов и присвоение им номеров

-Печать договоров аренды и субаренды (по запросу)

-Архивация договоров аренды и субаренды

-Ведение таблицы с информацией о РТ (данные договоров, месторасположение магазина, данные арендодателей, номера ключей от РТ

11)Подготовка использованной бумаги для дальнейшей переработки

12)Ежемесячные отчеты:

-Яндекс такси

-Система Платон

-МТС

13)Выполнение поручений Генерального директора:

-Организация кофе-паузы

-Организация совещаний

-Организация и планирование командировок по запросу руководителя

-Организация рабочего дня руководителя

-Ведение календаря

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Базовый)

Командировки

Не готова к командировкам

Портфолио