Обязанности | Прием входящих/исходящих звонков, Анализ информации, сбор данных, отчетность, Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий, Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии), Организация и сопровождение приема руководством общества делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций, Организация жизнеобеспечения офиса, контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ, Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов, Делопроизводство, обеспечение внутрикорпоративного документооборота, Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации, Планирование рабочего дня руководителя, Ведение деловой переписки, Взаимодействие с подразделениями общества, Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы, Обеспечение административной поддержки графика дня руководителя, Ведение протокола встреч (совещаний), контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной руководителем, оформление иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров, совещаний и др., Работа с оргтехникой, Осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя, По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль их выполнения, Осуществление сбора материалов и информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю, Подготовка руководителю предложений по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, контроль и координацию их выполнения, Выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений. |
Обязанности | Взаимодействие с поставщиками: оформление счетов от поставщиков услуг, контроль качества работы поставщиков, заключение и продление договоров с поставщиками; поддержка сотрудников: контроль чистоты и порядка в офисе, заказ визиток, канцтоваров, оформление и выдача сим-карт, модемов; взаимодействие с арендодателем: оформление и продление соглашений на парковочные места для сотрудников, контроль ремонтных работ (если они необходимы), контроль системы кондиционирования и вентиляции; взаимодействие с головным офисом и с офисами в других городах: обновление различных таблиц, отчетов, присылаемых головным офисом, помощь в повседневной работе другим офисам. |
Обязанности | Осуществление переводов (с русского на французский/английский и наоброт); составление писем, заявлений, претензий, благодарностей; работа с входящей/исходящей документацией, ведение электронной базы входящей/исходящей корреспонденции, фильтрация и обработка поступающей информации; деловая переписка на французском и английском языках; организация работы офиса; ведение телефонных переговоров с иностранными партнерами; ведение графика переговорных комнат; подготовка видеоконференций; оформление виз, приглашений; организация и координирование VIP-эскорта для иностранных партнеров; бронирование билетов, гостиниц; регистрация иностранных граждан; оформление разрешений на работу для иностранных сотрудников, постановка на налоговый учет; обработка запросов на страховые полисы для сотрудников, выезжающих за рубеж; оформление подобных полисов; отправка подарков клиентам и партнерам; планирование и организация встреч и переговоров; взаимодействие с партнерами, поставщиками услуг; координирование работы водителей, коммунальной службы, охраны здания; прием и распределение звонков, прием факсов |