Взаимодействие с руководителем: -организация кофе-пауз дважды в день (готовность кофе-машинки+конфеты в ассотрименте); -выполнение личных поручений; -организация планирования командировок по запросу руководителя (покупка билетов, регистрация на рейс, провека готовности на выезд и тд); -ведение таблицы необходимых задач и своевременный и постоянный контроль за ними; -ведение и своевременный контроль оплат всех домашних счетов руководителя; -поиск гидов по требованию; -замена авиабилетов по необходимости; -заказ такси; -доведение указаний и распоряжений руководителя до сотрудников и контроль их выполнения. Полное жизнеобеспечение деятельности офиса. Распределение входящих писем. Ведение документооброта -получение счетов; -передача счетов на оплату в бухгалтерию; -контроль оплаты; -запрос документов. Система "Платон" и "Автодор": -контроль за своевременным пополнением электронного кошелька; -контроль работы бортового устройство. Транспорт: -взаимодействие с медицинскими учреждениями на предмет оформления путевых листов для всего автопарка компании; -передача документов в бухгалтерию; -контроль оплаты; -ежедневное оповещение об отсутствии/присутствии водителей на рабочем месте; -ведение журнала окончания страховых полисов для всего автопарка компании. Штрафы ГИБДД: -предоставление информации в бухгалтерию; -контроль своевременной оплаты; -ведение файла "Штрафы ГИБДД", пополнение таблицы поступившими штрафами. Почта России: -прием заказных и простых писем из оптового отдела и бухгалтерии; -регистрация исходящих писем в файле; -отправление писем из почтового отделения; -распределение писем по отделам; -выделение почтовых расходов, составление ежемесячного отчета о потраченных средствах; -взаимодействие с курьерскими службами. Жизнеобеспечение офиса и складов: -заключение договоров с поставщиками; -заказ воды в офис и на склады; -сбор заказа канцелярских товаров в офис (все отделы) и на склады; -заказ канцелярских товаров; -получение заказа и дальнейшее распределение товаров по отделам; -снабжение офиса (все отделы) чаем, кофе, сахаром, молоком, конфетами; -заказ по запросу оргтехники и ее составляющих; -обработка заявок персонала офиса и поиск подходящего товара; -контроль уборки помещений во всех отделах компании. Розничные точки: -заказ расходных материалов; -ведение реестра розничных точек в файле "Розница"; -архивация договоров аренды и субаренды; -печать договоров аренды и субаренды для дальнейшей деятельности розничных точек; -своевременное изменение данных в файле "Розница" по договорам. Дни рождения: -ежемесячное составление списка сотрудников на сбор денежных средств на дни рождения;; -заказ или покупка подарка для именинника; -заказ цветов и контроль поздравления; -материальная ответственность за сбор денежных средств. Прием и распределение входящих звонков. Замещение на время отпуска сотрудника, выполняющего обязанности логиста и работа в программе 1С. |